Chúng ta vẫn thường nghe nhiều về từ ERP nhưng nhận định về nó vẫn còn là khái niệm hết sức mơ hồ. Hôm nay, lagithe sẽ cùng bạn tìm hiểu ERP là gì nhé.
Mời bạn cùng lagithe.info theo dõi bài viết sau nhé
ERP là gì?
ERP là từ ghép của 3 từ tiếng anh
Resource : tài nguyên, nguồn lực
Planning : hoạch định
Enterprise : doanh nghiệp
Định nghĩa chi tiết
Resource :
Nghĩa duy nhất dùng cho Resource ở đây là nguồn nhân lực tài chính cho doanh nghiệp. Trong định nghĩa ERP thì R chiếm vị trí khá quan trọng, cụ thể :
- Biến những bộ phận trong doanh nghiệp trở thành nơi đào tạo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp
- Xây dựng và hoạch định được hết những khai thác về nhân lực.
- Các bộ phận phải có được sự nhịp nhàng phối hợp công việc.
- Các quy trình thiết lập về khai thác nhân lực phải thực sự mang lại hiệu quả.
- Thông tin về nguồn nhân lực nhân lực trong doanh nghiệp nhanh chóng, kịp thời kiểm soát chính xác.
Doanh nghiệp sẽ phải trải qua quá trình thay đổi, nói nôm na là “thay máu lột xác” mới biến nguồn nhân lực thành tài nguyên của doanh nghiệp.
Mọi thứ giữa nhà tư vấn tuyển dụng và doanh nghiệp phải được chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng.
Thời gian “dữ liệu được chuẩn hóa” này có yếu tố quyết định quá trình ERP khá lớn. Chiếm khá nhiều đầu tư cao ngay từ khi bắt đầu.
Planning
Nhân tố trong ERP, lý thuyết không xa lạ với những nhà quản trị kinh doanh. Vậy thì P trong ERP đóng vai trò gì?
Trong các kế hoạch định lượng chiến lược kinh doanh, ERP sẽ dự toán và đưa ra hướng tính cụ thể. Trong quá trình quanh nghiệp điều hành sản xuất kinh doanh thì điều này là không thể không xảy ra.
ERP bước đầu sẽ tính toán được những kế hoạch về tiến độ, những khả năng có thể cung ứng, điều hành năng xuất, tiến độ công việc…
Nhận định này của ERP giúp doanh nghiệp định lượng được hàng, nguyên liệu để sản xuất trong kho. Theo dõi tránh hàng tồn kho quá lâu… Hơn nữa, hoạt động về nghiệp vụ kinh doanh, nội dung phối hợp sản xuất và kinh doanh cũng được ERP quan tâm.
Trong mô hình chạy xuyên suốt, bạn cần tính toán nguyên liệu mua phù hợp mô hình tối ưu sản xuất. Sau khi thành phẩm thì chính sách, chiết khấu, cơ chế bán hàng như thế nào? Áp dụng điều gì?
Nhận định này khiến bạn hạn chế được những sai lầm không đáng có trong nghiệp vụ xử lý chung.
Quy trình ERP
Enterprise
Đỉnh cao đạt đến của ERP chính là đây. ERP sẽ thiết lập nhân tố về một hệ thống hoàn chỉnh, một bộ máy mang tính hệ thống duy nhất đáp ứng được hết các nhu cầu.
Các phòng ban chỉ cần tuân theo quản lý của nó là có thể hoàn thiện.
Rất khó để có một phần mềm quản lý, phục vụ được hết tất cả. Khó mà có sự liên kết hết được từ Kho, hành chánh nhân sự và kế toán tài chính…
Hầu như trong doanh nghiệp, mỗi phòng ban đều có một hệ thống xử lý công việc bằng máy tính của riêng mình.
Và ERP sẽ làm nhiệm vụ tíc hợp các hệ thống mang tính riêng lẻ này vào một phần mềm duy nhất.
Các bộ phận sẽ dễ dàng tương tac, gửi thông tin chia sẻ cho nhau. Thông suốt quá trình đều có sự liên đới. Nếu muốn làm vậy, hệ thống sẽ phải thiết lập đúng cách phần mềm của mình mới phát huy được tác dụng của nó.
Ta thấy điển hình như bộ phận mua hàng, khi nhận đơn hàng sẽ phải đi 1 vòng các quy trình trên giấy tờ. Nhận thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ thông tin,… lòng vỏng qua hết bộ phận của công ty.
Khoảng thời gian này được xem là không hiệu quả, vì nếu khách hàng chờ lâu, hậu quả không đáp ứng hài lòng. Công ty có thể bị thiệt hại nhiều.
Tại sao vậy? Ta thấy rằng nếu cứ theo quy định, bạn sẽ chẳng biết ai đang nắm toàn bộ thông tin tình trạng hàng hóa. Vậy thì tại sao không cập nhật lên 1 hệ thống chung?
Ai cũng nắm được tình hình và hỗ trợ xử lý. Đừng để những phàn nàn quen thuộc của khách hàng đến với doanh nghiệp.
ERP làm công việc linh động, loại bỏ được những riêng lẻ mang tính rườm ra của từng khâu. Khi phân chia theo phần mềm chung, ta sẽ thấy được sự kết nối giữa các bộ phận.
Nhân viên kho có thể xem hoặc được phân quyền để xem đơn hàng, hỗ trợ giao nhanh.
Người làm tài chính kế toán có thể xem xét hàng hóa ở kho để báo cho các bộ phận liên quan. Khi đã dùng ERP thì gần như mọi thứ phải được phân quyền rõ ràng và có thể đưa ra hệ thống hỗ trợ linh động khi cần.
Giải pháp ERP
Lợi ích của phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp.
ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát các thông tin tài chính.
Thông thường, các thông tin về tài chính sẽ phải tập hợp tại nhiều bộ phận khác nhau, và điều này dẫn đến sai lệnh thông số nhất định.
Khi sử dụng ERP, mọi thông tin tài chính đều được tổng hợp lại tại 1 nơi xuyên suốt. Mỗi thay đổi sẽ được tự động tính toán lại và trùng khớp với các bộ phận, giúp hạn chế sai sót trong quá trình kiểm soát tai chính của doanh nghiệp.
ERP giúp doanh nghiệp tăng tốc độ và hiệu quả công việc.
Việc chuyển giao chứng từ giữa các phòng ban hay quyết định đều rất tốn thời gian và công sức. Rõ ràng hình thức vận hành thủ công tại doanh nghiệp không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử thời công nghệ rồi.
ERP sẽ giải quyết các vấn đề, rút ngắn khoảng các đại lý và tăng tốc độ làm việc trong doanh nghiệp.
Hạn chế sai lệch thông tin do nhiều bộ phận cùng sửa đổi.
Rất nhiều công ty gặp vấn đề sai sót khi thông tin được nhiều bộ phận cùng sửa dữ liệu, điều này khiến cho quá trình làm việc bị gián đoạn và mất nhiều công sức.
Với phần mềm ERP, dữ liệu chỉ được người đầu tiên nhập 1 lần duy nhất, sau đó sẽ được lưu trữ trên hệ thống 1 cách nguyên vẹn.
Bất cứ bộ phận nào cũng được tiếp cận với thông tin gốc này và đồng bộ. Tránh tình trạng sai sót do sửa đổi thông tin giúp giảm thiểu những rủi ro không đáng có.
Dễ dàng quản lý quá trình và hiệu quả làm việc của nhân viên.
Phần mềm ERP giúp chủ doanh nghiệp có thể giám sát từng khâu làm việc của từng nhân viên trong công ty. Chỉ cần ở một nơi, nhà quản lý cũng có thể nắm được kết quả công việc của từng nhân viên. Từ doanh số bán được trong buổi sáng, sản phẩm đã sản xuất bao nhiêu….
Giúp nhân viên kết nối nội bộ dễ dàng hơn.
Phần mềm ERP thường tích hợp thêm tính năng liên lạc nội bộ giữ các thành viên với nhau. Ngoài tính năng chát thì còn tích hợp thêm tính năng cập nhập trạng thái, không khác gì trang mạng xã hội riêng cho công ty. Điều này giúp nâng cao tinh thần đoàn kết và trao đổi công việc thêm thuận lợi.
Kết luận
ERP là một sự tổng thể về các trạng thái của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp thấy mình cần làm gì? Quản lý như thế nào để hiệu quả nhất.
Dựa vào chia sẻ này có thể lập kế hoạch cho định hướng về nhân lực, công việc cũng như những mối tương quan
ERP đưa doanh nghiệp đến những quy trình quản lý hiện đại chuẩn quốc tế cao. Nâng cao được phong cách làm việc, quản lý cho các lãnh đạo cũng như cấp nhân viên.
==>> Xem thêm Cách mạng 4.0 là gì- Cơ hội và rủi ro mà nó mang lại như thế nào
Hy vọng những chia sẻ về ERP là gì hữu ích với bạn. Nếu bạn đang đứng trong vai trò là nhà quản lý, bạn cần hiểu vai trò này quan trọng như thế nào trong kinh doanh. Chúc bạn thành công!
