Những bạn làm ngành xuất nhập khẩu từ lâu đã quá quen thuộc với định nghĩa invoice là gì. Thế nhưng, với người chưa vào ngành thì khái niệm này vẫn còn khá mơ hồ.
Mời bạn cùng là gì thế làm rõ vấn đề này qua chia sẻ sau.
Invoice là gì trong xuất nhập khẩu hàng hóa?
Đầu tiên, nhắc đến chứng từ này, hình dung của chúng ta là một dạng hóa đơn theo tiếng Việt. Vậy hóa đơn này có giống của chi cục Thuế không?
Invoice là hóa đơn hết sức quan trọng với các chủ thể trong hoạt động kinh doanh hàng hóa.
Trong ngành xuất và nhập khẩu, Invoice được làm theo form của người bán. Không cần phải theo mẫu của cơ quan nhà nước – chi cục Thuế.
Nó khác với loại hóa đơn của người bán hàng thông thường trong nước mà các đơn vị vẫn xuất.
Thông tin trên hóa đơn – invoice bao gồm:
- Số invoice
- Chủ thể bán hàng
- Người mua hàng hóa
- Thông tin chi tiết về hàng hóa
- Số lượng hàng bán
- Đơn giá sản phẩm Tổng giá trị hóa đơn
Dựa vào chứng từ quan trọng này, người mua sẽ tiến hành các thủ tục khai quan hàng hóa, đóng thuế. Quan trọng hơn là giá trị thanh toán phải dựa vào invoice.
Thông tin trên invoice
Có mấy loại invoice?
Hiện nay, theo thủ tục thanh toán xuất – nhập khẩu thông thường, có 2 loại invoice thường được sử dụng
- Proforma invoice : invoice mang tính dự toán giá sơ bộ, có thể thay đổi được. Nên nó không có khả năng dựa vào để thanh toán.
- Commercical invoice : invoice thương mại, dựa vào đó để thanh toán. Không thể thay đổi được giá trị khi đã phát hành.
Hóa đơn chiếu lệ – Ký hiệu là PI – PROFORMA INVOICE
Sau khi thỏa thuận đơn đặt hàng – Purchase Order với người mua. Căn cứ vào thông tin này, người bán sẽ phát hành hóa đơn chiếu lệ – PI cho người đặt mua.
Người mua sẽ căn cứ vào giá trị trên PI để thanh toán cọc hoặc trả 100% giá trị. Tùy vào thỏa thuận điều kiện ban đầu về thanh toán sẽ quy định thông tin này.
Thường thì không có quy định nào chính thức về thời gian phát hành PI. Nó có thể được gửi cùng với hợp đồng để ký. Thời gian PI được gửi là trước ngày hàng lên tàu.
Nội dung thể hiện trong Proforma Invoice
- No: Số của hóa đơn
- Date: ngày phát hành
- PI Seller : thông tin đầy đủ của người bán, số điện thoại, fax
- Buyer : thông tin người mua, địa chỉ …
- Payment : Thông tin thanh toán, quy định điều kiện về thanh toán. Các hình thức được nhắc tới là T/T – 100%, 30% đặt cọc cùng thông tin của ngân hàng nhận thanh toán.
- Port of loading : Cảng đi, nơi hàng hóa được load lên tàu
- Port of Destination: đích đến, nơi hàng hóa cập cảng và được giao hàng.
- ETA : viết tắt của từ Estimated Time Arrival , nghĩa là dự kiến ngày hàng đến. Cùng các thông tin mô tả hàng hóa với đầy đủ lượng hàng, giá trị hàng và giá trị PI
Những ghi nhận trên đây mang tính tham khảo thôi nhé! Vì thực tế PI sẽ có nhiều thông tin hơn, hoặc thay đổi, giảm bớt cho phù hợp thông tin người bán và mua.
Proforma invoice
Hóa đơn thương mại – CI – Commercial Invoice
Hóa đơn chính thức, dùng để thanh toán, có giá trị pháp lý để khai hải quan cũng như nộp thuế.
CI được phát hành sau khi hàng đã được load vào cont hoặc lên tàu. Lúc này, người bán sẽ chuẩn bị các chứng từ đi kèm CI để gửi cho người mua nhận hàng.
Nhận được chứng từ này, người mua sẽ kiểm tra và tiến hành các bước thanh toán.
Các chứng từ kèm theo CI có thể là :
- Packing list : phiếu đóng gói hàng hóa
- Certificate of Origin : chứng nhận xuất xứ hàng hóa
- Bill of lading : vận đơn đường biển hoặc hàng không để nhận hàng
.
Tiền thanh toán sẽ dựa vào hiệu số CI – PI. Người mua dựa vào con số còn lại này để tiến hành thanh toán mới nhận hàng được. Trên CI cũng có đầy đủ thông tin lượng hàng như PI.
Trong một số trường hợp thanh toán qua LC của ngân hàng, CI sẽ phải thể hiện thông tin như yêu cầu của LC. Thậm chí là sẽ phải đúng đến từng chi tiết, chấm phẩy theo quy định.
Thường thì Invoice sẽ có chữ ký của người bán và con dấu. Bạn cần lưu ý thông tin này khi gửi và nhận chứng từ để tránh tốn chi phí gửi đi gửi lại nhiều lần.
Commercial invoice
Khác nhau giữa CI và PI
Thực ra thì chức năng tương tự như nhau, về mặt hình thức gần như giống nhau. Sở dĩ có sự phân chia như vậy vì có sự khác biệt sau:
Thời điểm người bán phát hành:
- PI được làm trước khi người bán giao hàng cho người mua.
- CI làm sau khi hàng lên tàu để người bán nhận được phần thanh toán còn lại. Người mua nhận được hàng hóa.
Nội dung thể hiện:
- Proforma Invoice : có thể được sửa đổi sau khi 2 bên tiến hành thay đổi điều khoản.
- Commercial invoice : không thể chỉnh sửa thông tin được nữa.
Giấy tờ pháp lý:
- Proforma Invoice : mang tính tương đối, là thỏa thuận của 2 bên chưa chính thức.
- Commercial invoice : Loại hóa đơn có giá trị trước pháp luật, bằng chứng cam kết mua bán giữa hai bên.
Với kế toán :
- Commercial invoice : là giấy tờ quan trọng, hạnh toán của công ty về mặt kế toán.
- Proforma Invoice : không có yếu tố chính thức này.
Nói chung là khi nhắc hóa đơn, chúng ta thường nói về Commercial invoice nhiều hơn. Nhưng khi hải quan kiểm hàng yêu cầu xuất trình invoice thì bạn có thể đưa ra Proforma Invoice cũng được chấp thuận.
Những lỗi thường gặp trong invoice
Người mua sẽ phải giải trình thông tin lỗi trên invoice dù người bán mới là người làm invoice. Tại sao vậy? Bạn trong vai trò người mua, nhận hàng và làm thủ tục hải quan, thì sẽ phải là người trực tiếp giải trình với hải quan khi chứng từ lỗi. Cụ thể là các lỗi:
- Sai tên cảng nhận hàng, xuất hàng
- Thông tin hàng hóa không đúng thực tế
- Điều kiện giao hàng không được đề cập
- Hàng có chiết khấu tặng, cho nhưng trên hóa đơn không thể hiện.
Nhận định về invoice
Tóm lại
Hóa đơn được cấp cho bạn được dùng trong khá nhiều việc như cấp chứng nhận hàng hóa, nhận hàng ở hải quan…
Doanh nghiệp bán sẽ là người phát hành invoice theo thông tin hàng hóa mình bán, đầy đủ và chi tiết. Người mua dựa vào invoice để nhận hàng.
==>> Xem thêm C/O là gì – Quy trình và những lưu ý quan trọng khi làm
Những chia sẻ về invoice là gì ở trên sẽ giúp bạn nhận định rõ về các hàng hóa cũng như ngành nghề xuất nhập khẩu. Hy vọng bạn thành công trong lĩnh vực ngành nghề mình chọn.
